Ponta PLAY

2017年3月14日 更新

グダグダ会議は卒業!社内の会議を効率化するためのコツ

会議は、仕事の方針や今後の取り組み方を決めるためにも必要不可欠です。しかし、時間ばかり長引いて結論が出ないような会議になってしまうこともありますよね。実は、会議を効率化するためにはコツがあるのです。この記事では、社内の会議を効率化するためのコツをご紹介します。

36 view

効率化を図るなら議題やテーマの”ブレ”をなくす

無償のイラストレーション: チーム, 会議, 講義, グループ, チーム会議, ビジネス, ボード - Pixabayの無料画像 - 2044765 (4678)

会議の時間が無駄に長引いてしまう背景には、議題やテーマの“ブレ”があります。
何かを決めるための会議なのに、議題やテーマなど話し合わなければいけない内容があちらこちらに飛んでしまえば、結論を出すにも時間がかかってしまいます。
そのため、まずは会議の前には事前に議題を明確にし、会議の参加者全員が議題を知っておくことが大切です。
そして、会議の最中に話が脱線したら、「今回の議題の〇〇についてなんですけど……」とさりげなく発言し、元の議題に戻すように心掛ける意識を持ちましょう。

会議の開始時刻と終了時刻を決める

無償のイラストレーション: ライト, インテリア デザイン, テレビ, マルチスクリーン - Pixabayの無料画像 - 828547 (4674)

会議をする時、会議が長引いた時のことを思って長めに会議室を押さえていませんか?会議に使える時間を長めに設けてしまうと、「少しくらい遅刻しても大丈夫かな」という気の緩みが生まれやすくなります。また、会議が長引くと中だるみが起こり、さっと結論を出せずに長々と会議を続けやすくなります。
遅刻者によって会議の空気を乱れさせないためにも、決められた時間内で結論を出そうという意識で会議に臨めるようにするためにも開始時刻と終了時刻を明確に決めておくことが大切なのです。

会議の参加者を限定する

無料の写真: ワークプ レース, チーム, 営業会議, ビジネスマン, ビジネス - Pixabayの無料画像 - 1245776 (4671)

会議の効率化を図るためには、会議の参加者について工夫することも大切です。新人は会議に参加することで、発言の仕方や会社の仕事の進め方などを学ぶこともできます。
しかし、いつでも勉強のために新人の参加をさせるようにしていると、会議の参加者が増えるため、進行に遅れが生じやすくなります。
これは、新人以外にも言えることです。会議の参加者は、本当に議題に関係のある人だけにすることで効率よく会議を進めることができるようになります。

会議に使う資料を見やすくする

無償のイラストレーション: 会議, チーム, オフィス, ダイニング テーブル, 椅子 - Pixabayの無料画像 - 1886023 (4669)

会議では、過去のデータや分析結果などをまとめた資料を使うことがあります。資料を見ながら会議をした方が的確で事実に基づいた結論を出しやすいように思えますが、資料によっては会議の効率を悪くしてしまいます。
例えば、文章ばかりがぎっしりと並んでいる資料だと、本当に必要な部分を探すのに時間がかかってしまいます。ですから、会議に使う資料は重要な部分を太字にしたり、グラフや図を用いるようにして、他の参加者が見やすいように作るようにしましょう。

まとめ

オフィスに時計をつけましたよ #オフィス #時計 #無印良品 #muji

A post shared by イモータン・ろっしふみ (@immortan.rossi23) on

会議を効率化させるためには、時間を設定し、時間を意識することが有効です。
会議をするのは人ですが、人数や会議中の行動によって会議の内容や時間も変わります。そのため、会議を効率よく進めるためには、会議に参加する人々の意識を変えさせる工夫が必要と言えます。
次に、会議をする時には事実に基づいて議論をすることが必要です。けれども、見づらい資料は資料に目を通す時間がかかるだけでなく、議題を見失う原因にもなります。
したがって、資料作りの面でも工夫が必要と言えます。このように、会議の効率化を図るためには、議題の明確化、時間の設定、参加者の限定、資料の構成に目を向けて改善する必要があります。
15 件

この記事が気に入ったら
「いいね!」しよう

TiPon(ティップオン)|「日常がちょっと楽しくなるコツ」をお届け

この記事を読んだ人はこちらの記事も読んでいます

\弾丸旅をしてみた/【写真と旅を楽しむ週末】エクストリームトラベラー

\弾丸旅をしてみた/【写真と旅を楽しむ週末】エクストリームトラベラー

カメラを片手に、週末を有効活用する旅に出よう!いつもとはちょっと違った旅をしてみませんか!?旅の思い出をキレイに写真に撮るためのフォトテクニックも必見です!
翼ノート | 3 view
なかなか思い浮かばない…アイディア発想のコツ

なかなか思い浮かばない…アイディア発想のコツ

仕事においてアイデアを発想しまとめる作業に一番時間を割くという方も多いのでは?この作業をうまく効率化できれば仕事時間の短縮になりそうですよね。そこで今回はアイデア発想に役立つ方法や少しでも効率化させるコツをご紹介します。
TiPon編集部 | 51 view
コミュニケーション力を上げる本の力!人気の書籍4選

コミュニケーション力を上げる本の力!人気の書籍4選

ビジネスにおいてコミュニケーション力が非常に重要視されています。内定をもらうにも昇進するにも、コミュニケーション力は不可欠!ぜひコミュニケーション力を養うために、読むべき人気の本をチェックしてみましょう。おすすめの書籍4冊をご紹介します。
ビズフル | 31 view
【具体的な方策まとめ】報連相がうまくいくコツ

【具体的な方策まとめ】報連相がうまくいくコツ

『報連相』こと報告・連絡・相談のコミュニケーション術は、仕事をスムーズに進める潤滑油のようなもの。毎日頻繁に実行していくことも大切ですが、ちょっとしたコツを取り入れると今よりもうまくいくようになるかもしれません。今回は報連相のコツを、具体的な案に絞ってご紹介します。
ビズフル | 17 view
30代独身男女が後悔しないためにすべきこと

30代独身男女が後悔しないためにすべきこと

独身生活を満喫していても、30代に入ると周囲からの圧もあり、結婚や出産などライフステージの変化をどうしても意識してしまいますよね。今の自分に後悔しないためには?結婚しても仕事を続けるためには?独身男女の特徴を踏まえてまとめてみました。
ビズフル | 52 view

この記事のキーワード

この記事のライター

TiPon編集部 TiPon編集部