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2017年4月23日 更新

ワーキングママ必見!PCのフォルダを整理するコツ4選

必要なデータを探したいのに、フォルダが多すぎてなかなか見つけられない時はありませんか?フォルダを整理すれば必要なデータも探しやすくなりますし、仕事の無駄な時間も省けます。この記事では、つい増えてしまいやすいPCのフォルダを整理するコツをお教えします。

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1.フォルダ名には日付と内容を付ける

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フォルダ名の付け方にちょっとした工夫をするだけでも、必要なデータを探しやすくすることができます。例えば、会議の資料をまとめたフォルダを作ったとしましょう。この時、「会議資料」というフォルダ名にすると、同じ名前のフォルダが増えていくことで今必要なフォルダを探しにくくなってしまいます。
ですから、「20170301_会議資料」など日付と内容をフォルダ名に設定しましょう。そうすると、必要なデータをすぐ見つけられます。

2.整理用フォルダを作ればスッキリ!

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フォルダが増えてしまうと、デスクトップがごちゃごちゃとしてつかいたいフォルダを探すのに時間がかかってしまいます。そこで、フォルダを分類しできるように、整理用のフォルダを作成しましょう。
例えば、「会議資料」、「添付資料」、「営業用レター」などのフォルダを作成し、これまでのフォルダを分類して保存します。そうすれば、デスクトップもすっきりして、必要なデータも探しやすくなります。

3.フォルダ名に番号を振れば好きな順番に並べられる

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整理用のフォルダを作って、これまでのフォルダを分類して整理をするとデスクトップもすっきりし、必要なフォルダも探しやすくなります。このコツに加え、フォルダ名に番号を振ればフォルダの並び順も整理することができます。
フォルダ内では01、02、03……と冒頭の番号が若い順にデータやフォルダが並びます。そこで、フォルダ名に「01_20160301_会議資料」のように冒頭に番号を振れば、その順番にフォルダを並べられるのです。

4.使用済みのデータの保管には専用フォルダを作る

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フォルダの中にデータが多くなると、ファイル名を工夫したり、番号を振ったりしても、必要なデータを探しにくくなってしまいます。しかし、過去の資料として使用済みのデータを保存しておきたいこともありますよね。
そんな時には、フォルダ内に使用済みのデータ専用のフォルダを作りましょう。そうすれば、使用済みのデータを保管しつつ、フォルダ内をすっきりと整理することができるので、必要なデータも探しやすくなります。

フォルダを整理して快適な仕事環境に!

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いかがでしたでしょうか。フォルダやデータが多くなると、必要なものをさっと探せなくなってしまいます。すっきりと整理するためには、フォルダ名に日付と内容を付けること、整理用フォルダを作ること、フォルダ名に番号を割り振ること、使用済みのデータ専用のフォルダを作ることでフォルダを整理することができます。
フォルダを整理すると仕事もしやすくなりますから、皆さんもお試しくださいね。
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